Die Herausforderung
Wo man die Kontrolle verlor
Ein Bildungsträger, der Pflichtkurse anbietet, muss die Zertifizierungsfristen von Hunderten von Mitarbeitern im Auge behalten, die auf Dutzende verschiedener Kundenunternehmen verteilt sind. Vor Nevance wurde dies manuell über Outlook-Kalender, ein wenig funktionales CRM, Excel-Tabellen und physische Bürotafeln geregelt: Kein Tool kommunizierte mit den anderen, und herauszufinden, wessen Zertifikat bald ablief, wann ein Kurs zu starten und wen zu kontaktieren war, erforderte jede Woche stundenlange Arbeit.
Dank Nevance läuft das heute alles automatisch ab, innerhalb einer Plattform, die zu 100% auf ihre Arbeitsweise zugeschnitten ist.
Unsere Lösung
Wie wir vorgegangen sind
Kursverwaltung
Mit nur einem Klick zum Kurs: Das System schlägt verfügbare Räume, Trainer sowie Materialien vor und reserviert automatisch alle notwendigen Ressourcen.
- Kurs-Erstellung mit einem Klick
- Automatische Ressourcensperrung
Fristen und Anmeldungen
Kontinuierliche Überwachung der Fristen jedes Teilnehmers, mit automatischen Benachrichtigungen und Verwaltung der Anmeldungen bis zur Kursbelegung.
- Automatische Benachrichtigungen bei Fristen
- Eigenverantwortlich verwaltete Anmeldungen
KI und Dokumentenautomatisierung
Ein Konversationsassistent fragt die Plattform in natürlicher Sprache ab, während Nachweise und Anwesenheiten von selbst generiert und archiviert werden.
- KI-Konversationsassistent
- Automatisch generierte Bescheinigungen
EINIGE UNSERER BEISPIELE
Der Kurszyklus, Schritt für Schritt
Drei reale Automatisierungen, die den gesamten Weg abdecken: von der Programmierung bis zur Endzertifizierung.
Erstellung und Sperrung von Ressourcen
- Kurs in Minuten fertig, null manuelle Prüfungen.
Kursanmeldungen
- Volle Kurse, ohne manuelle Suche.
Bescheinigungen und Verlängerung
- Bescheinigung fertig, Ablaufdatum bereits aktualisiert.
Typische Ergebnisse
Die Auswirkungen der Automatisierung
Klare Meilensteine, ständige Kommunikation und null an den Haaren herbeigezogene Theorien. So verwandeln wir eine Idee in Wirkung.
Tempo
gespart
Bei der Programmierung und operativen Verwaltung der Kurse.
Fristen der
verlorene Kursteilnehmer
Kein Mitarbeiter der Kundenunternehmen überschreitet das Ablaufdatum seiner Zertifizierung, ohne benachrichtigt zu werden.
“Italienische Unternehmen, die Automatisierungslösungen einsetzen, verzeichnen im Durchschnitt eine Senkung der Betriebskosten um 30% und eine Einsparung von etwa 12 Arbeitsstunden pro Person und Woche.”
McKinsey, Der Stand der KI im Jahr 2025
- Automatischer Fristenkalender
Kontinuierliche Überwachung der Zertifizierungen jedes Mitarbeiters von Kundenunternehmen mit automatischen Warnmeldungen vor jedem Ablaufdatum.
- Intelligente Kursplanung
Automatischer Vorschlag von Datum, Raum, Trainer und Materialien basierend auf tatsächlicher Nachfrage und Verfügbarkeit, bei gleichzeitiger Blockierung der Ressourcen.
- Dokumentenmanagement und Zertifikate
Automatische Erstellung, Bestätigung und Archivierung von Stundenzetteln und Bescheinigungen, übersichtlich organisiert und in Sekundenschnelle auffindbar.
- Multikanal-Kommunikation
Benachrichtigungen und Erinnerungen per E-Mail und WhatsApp gesendet, mit integrierter IMAP/SMTP-E-Mail-Verwaltung direkt in der Plattform.
- KI-Konversationsassistent
Natürliche Sprachabfrage von Verfügbarkeiten, Fristen und historischen Daten, ohne manuell suchen zu müssen.
- Migration und Bereinigung historischer Daten
Import und Strukturierung aller historischen Kundendaten: Plattform bereits am Tag des Starts gefüllt und einsatzbereit.
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